新品ビジネスフォン（ビジネスホン）を導入してスマホを内線化した場合の大きなメリットの一つに転送機能があります。
転送機能は、受電時と電話発信時に活用できます。受電の際には、オフィスにかかってきた電話を社外にいるスタッフのスマホにそのまま転送でき、発信時には社外からいったんオフィスを経由してオフィスの外線番号を使用して電話がかけられます。
この記事では、新品ビジネスフォンの転送機能について徹底解説いたします。
１、着信転送機能
新品ビジネスフォンでは、外線の着信をスタッフのスマホにそのまま転送できます。さまざまな種類がありますので、一つずつ解説します。
外線間転送
外線間転送は、担当者不在中にオフィスに電話がかかってきた際に、ビジネスフォンからあらかじめ登録しておいたスマートフォン（携帯電話）に転送できる機能です。
自動転送
自動転送はオフィスにスタッフが不在になる場合などに設定しておけば自動的に外出中のスタッフの携帯電話やスマートフォンに転送されます。固定電話を転送先に設定することもできます。
転送に回線を2つ使用してしまうため、電話が長時間になると自動的に切断される仕組みになっています。
以下の便利機能を使うこともできます。
- 電話がかかってくる時間によって、転送先の電話番号を変更する
- 一定時間、オフィスのビジネスフォンをコールしてから転送するか、着信があった時点で即時転送するかを選択する
- 転送先の携帯電話に応答がなかった時に、２番目に設定しておいた携帯電話の番号にさらに転送される（ステップ転送）
- 転送先の携帯電話に応答がなかった時に、eメールで転送電話がかかってきたことをお知らせする
自動転送の機能は、従来からあるので最新の新品ビジネスフォンでなくても搭載されている可能性があります。例えば、NTTでは、「ボイスワープ転送」という名称で１台につき500円～（電話機の種類によって料金設定が異なります）申し込みの受付を行っています。
手動転送
手動転送は、オフィスにいるスタッフがいったん電話を受けたのちに、外出中の担当者に電話をそのままつなげる機能です。オフィス内で内線を転送するようなイメージで、社外のスタッフの携帯電話に電話を取り次ぐことができます。
かつては、同じ主装置に接続されている電話同士でしかこういった転送機能は使えませんでしたが、最近の機種ではインターネット回線を介して電話を発信しているので、オフィスから離れていても転送手続きを取ることができます。この数年に発売された多くのビジネスフォンに搭載されている機能です。
自動転送と異なり、外線の手動転送は新品ビジネスフォンならではの機能といえるでしょう。
２、クラウドビジネスフォンの録音機能
自身の携帯電話から発信する際に、転送機能を利用してオフィスの電話番号から発信することもできます。逆転送機能ともいわれます。
スマホで会社番号発信
外出中に緊急の対応を迫られたときや折り返しの電話が必要な際に、できれば会社の電話番号から発信したいと思われることは多々あるかと思います。
オフィスや個人宅に電話する際に、知らない携帯電話の番号から電話がかかってくると警戒されることもあるでしょうし、時には電話に応対してもらえないこともあるでしょう。
そんなときには転送機能を利用すればオフィスの番号で電話をかけることができます。オフィスのビジネスフォンをいったん介することで、相手方のナンバーディスプレイにはオフィスの電話番号が表示されます。
クラウドビジネスフォンでも会社番号発信機能
インターネット上の仮想PBXを利用しクラウドビジネスフォンでも、スマホで代表番号や03、06などの市外局番で発信できる機能が付いています。この機能を使用するためには、プラン契約を行う必要がありますが、注意点としては自社の電話番号が選択でききる場合と、既存の電話番号は使用できず、新たな電話番号を取得する必要性がある場合があることです。
３、まとめ
今回の記事では、新品ビジネスホンの転送機能について紹介しました。
ビジネスフォンの転送機能を利用した場合には、自動転送、もしくは手動転送によってかかってきた電話を外出中スタッフの携帯電話に転送することができます。また、逆に社外にいるスタッフが、携帯電話から会社の電話番号を使用して発信することもできます。会社の電話番号を使って発信する方法は、逆転送機能ともいわれます。
近年ビジネスでは、スピードが高速化しており、またスマートフォンやタブレット端末などIT機器が充実しているという事情もありますので、即時の対応を期待されることが多くなりました。１秒でも早く、適切な対応を行うために、転送機能を利用して顧客満足の向上に努めましょう。
